Poseban sustav omogućava grafički prikaz ovih poslovnih događaja koji su se desili a na svakom dokumentu u nizu evidentira količine, cijene, iznose, razlike u cijeni, isporučene i neisporučene količine , itd …
Po mišljenju brojnih korisnika HeRPuS-a radi se o sustavu koji se uspješno nosi s najvećim ERP sustavima današnjice koji su desetke i stotinu puta skuplji uz 5 do 10 puta dužu implementaciju.
Sve to je moguće zahvaljujući odlično implementiranoj ideji u moderan i jednostavan alat koji je zamišljen da skuplja znanja korisnika i širi ih u razne nove poslovne sustave jednostavnim „EXPORT-IMPORT-EDIT“ principom.
Naime, jedan dokument koji se može upotrijebiti na sličan način u drugom sustavu se jednostavno snimi u xml oblik i u drugom sustavu praktično kopira. Nakon finog podešavanja potrebnih podataka, funkcionalnosti, izgleda na ekranu i ispisu u svega desetak minuta imate vaš potpuno specifičan dokument i na njemu definirane posebne događaje. Tako izgradnja HeRPuS NG ERP sustava postaje zanimljiva slagalica za koju je potrebno puno više poslovnog nego primarno informatičkog znanja. Ono je bitno tek kod implementacije novih specifičnih formi ( tzv PlugInn objekata ) i logičkih procedura koje su posebne u nekom poslovnom procesu ili kontroli rada.
Zbog svega rečenog i opis HeRPuS-a NG je neuobičajenERP sustav.
On ne nabraja klasične module:
Komercijala ( nabava i prodaja koja uključuje interene narudžbe, narodžbe dobavljačima, evidenciju narudžbi kupaca, ponude, komercijalne uvjete za pojedine kupce, artikle ili grupe artikala, akcije, obavijesti o promijeni cijena, ugovore, obračun nabave, kalkulacije, zaduženje zaliha, ulazne i izlazne račune, izradu maloprodajnih računa s uključenom fiskalizacijom, zaključkom dana, izradom zbirnih računa i prijenosom u knjigu IRA po vrstama artikala razvrstano po poreznim razredima, prijenosom utrška u porto blagajnu, izradu VP računa iz MP sa svim potrebnim dokumentima potpuno automatizirano u pozadini, itd …. ),
Treba istaknuti posebnost evidentiranja ulaznih računa s obaveznim unosom po stavkama. Stavke se mogu grupirati po vrsti knjiženja ili unositi doslovno svaka. Na stavku se dodaje porezna tarifa i porezno priznati dio, pa se tako na istom ulaznom računu npr mogu knjižiti stavke koje su čisti trošak, oporezive su ili ne, stavke koje su sitan inventar pa se odmah može izvršiti rasknjižavanje i knjiženje troška, stavke koje su reprezentacija i porezno su priznate sa 30%, te stavke koje su npr materijal za održavanje vozila i porezno su priznate 70%.
Pripremom modela sve ovo se može potpuno automatizirani knjižiti na poziv ili u definirano vrijeme u financijsko knjigovodstvo.
Unos nove URA-e se olakšava pozivanjem slične, uz minimalne korekcije u iznosu, valuti plaćanja, pozivu na broj i sl... Studio HERON u fazi uvođenja korisniku pomaže pri unosu najčešćih tipova URA i podešavanje modela knjiženja na osnovu korisničkog kontnog plana.
Ovo su pretpostavke da se ista može knjižiti u financijsko knjigovodstvo potpunim automatizmom uz kreiranje odgovarajućih modela, te potpuno automatiziranu izradu PDV obrasca i pripremu sloga za slanje korištenjem sustava e-porezna.
Proširene su mogućnosti vezane uz unos URA iz EU (stjecanje) , te URA s redovnim i odgođenom priznavanjem prijenosa poreza (PP).
IZ KNJIGE URA i IF POTPUNO AUTOMATIZIRANO SE DOBIJE PDV I PDV-S OBRAZAC !
Obrazac se može poslati kao xml datoteka u PU pomoću sustava e-Porezna.
Planiranje i praćenje proizvodnje ( normativi i sastavnice, proizvodne kalkulacije s materijalom radom i zavisnim troškovima, radne naloge, tehnološke parametre strojeva, predaju gotovih proizvoda, razduženje zaliha reproamaterijala, analizu prozvedenih artikala po klasama i nastali škart, proizvođačku cijenu, predviđenu maržu, itd … ). Kroz vrlo preglednu formu voditelj proizvodnje istovremeno vidi aktivne radne naloge, planirani utrošak osnovnih i pomoćnih materijala, osnovnog i pomoćnog rada sa svim stvarnim trenutnim cijenama na ulazu, te prijavljenim količinama prve i druge klase i eventualnog škarta. Automatizirano se korištenjem alata prije lansiranja naloga može intervenirati zamjenskim materijalima, količinama i slično i tako upravljati proizvodnjom, kvalitetom i cijenom. Po završetku se vidi kolika je stvarna proizvođačka cijena za konkretne artikle i predložena prodajna cijena s izračunatim profitom. Sve ovo se može korigirati u radu u realnom vremenu po raznim fazama i zadužiti zalihu ili po planskoj ili stvarnoj proizvođačkoj cijeni uz automatizirano ažuriranje cjenika. Naravno sve se zalihe trenutno ažuriraju kako repromaterijala tako i gotovih proizvoda u robno – materijalnom , ali i knjiže u financijskom knjigovodstvu.
Upravljanje materijalom kroz Robno- materijalno knjigovodstvo ( izradu dokumenata ulaza i izlaza po definiranim cijenama, standardne preglede i analize stanja zaliha, raspoloživost i rezervaciju količina materijala i robe, preglede kartica po skladištima, klasifikacijama artikala, kupcima, dobavljačima i na kraju samim artiklima po jednom ili svim skladištima ….)
Financijska i dnevna operativa , koja podrazumjeva izradu putnih naloga, vođenje blagajne tvrtke i porto blagajni trgovina, evidentiranje raznih neoporezivih isporuka, izradu PDV, PDV-S, JOPPD, TSI-POD, GFI i drugih brojnih obrazaca, unos – odobrenje i plaćanje , izrada specifikacije i zbirnog naloga za plaćanje, knjiženje i zatvaranje uplata po računu banaka preuzimanjem standardnog sloga više različitih banaka, evidenciju prijeđenog puta službenih vozila , itd , zamolbe za plaćanje, opomene, opomene pred ovrhu, ovršne prijedloge, financijska i robna odobrenja, itd…
*Blagajna poduzeća je dokument za evidentiranje uplata i isplata gotovog novca. Razduženje blagajne se radi na standardan način bilo uplatom pologa na ŽR ili glavnu blagajnu. Sva knjiženja su u potpunosti automatizirana.
*Automatizirano knjiženje elektronskog izvoda sa interneta ( standardni FINA slog ) sa zatvaranjem stavaka svih uplata i isplata. Mehanizam prepoznavanja zasniva se na broju žiro računa, pozivima na broj zaduženja i odobrenja, otvorenim stavkama ili samim opisima u izvodu. Ne postoji situacija kada se u roku nekoliko minuta i najveći i najsloženiji izvod ne može u potpunosti riješiti.
Evidenciju i obračun amortizacije trajne imovine i sitnog inventara. Amortizacija predviđa linearnu proporcionalnu metodu po ne definiranih stopa, porezno priznatih i nepriznatih, uz posebnu amortizaciju dogradnji ili uključujući vrijednost dogradnje u osnovicu i amortizaciju nove zajedničke osnovice. Uključene su osim dogradnji, standardne procedure stavljanja u uporabu, revalorizacije po raznim osnovama, isknjiženja, otpisi, inventure, pregledi kartica, iskazi, i slično ….
Kadrovska evidencija, evidencija rada i obračun plaća. I ova funkcionalnost sastavni je dio jedinstvenog ERP sustava s međusobno povezanim podacima i izvješćima sve do automatiziranog knjiženja.
Posebno je vrijedna evidencija rada djelatnika i potpuno automatizirani obračun plaće iz kadrovske evidencije i evidentiranih ugovora i drugih parametara.
Rezultat su sve vrste isplatnih lista, rekapitulacija, JOPPD obrazaca, potvrda, matične knjige radnika , knjige evidencije rada , itd …
Financijsko knjigovodstvo. Postoji i kao poseban modul ali koji gotovo da se nema potreba kao takav koristiti. Zašto? Zato što ne postoji HD_dokument , ali i događaj koji se ne može knjižiti po definiranim modelim potpuno automatski u zadano vrijeme, na poziv , odmah po zaključku dokumenta ili odabirom knjiženje na samom dokumentu – dakle na četiri načina. Zahvaljujući jedinstvenom sustavu proizvoljnog broja otvaranja raznih šifarnika sa standardnim ili specifično dizajniranim formama imamo na raspolaganju bezbroj kombinacija analitičkih i podanalitičkih knjiženja bilo kojeg dokumenta ali i događaja. Posebnu vrijednost ima sustav klasificiranja „bilo čega bilo čime“ i to neograničenim brojem željenih atributa bilo da je riječ o partnerima, artiklima, djelatnicima, odjelima, profitnim centrima, tvrtkama u grupaciji ili bilo čemu što vam padne na pamet.
Kada se uzme u obzir da praktično iz bilo kakve strukturirane tablice čak i tuđeg softvera možemo korištenjem suvremene tehnologije kroz tzv Viewe ( poglede ) kreirati virtualne HeRPuS dokumente, tada doslovno automatski možemo knjižiti sve.
Broj knjiženja je neograničen po jednoj temeljnici uz različite filtere po kojima se prepoznaju podaci. Posebne specifičnosti rješavamo dogradnjom kroz procedure.
Izvješća i analize. U poslovno –upravljačkom ERP sustavu HeRPuS postoji i alat koji zovemo „Korisnička izvješća“ posebno dizajniran da se na vrlo jednostavan način iz bilo kojih podataka u vrlo kratkom roku od nekoliko minuta ili eventualno sati proizvedu i najsloženija grafički uređena ili tabelarna višeslojna (pivot) izvješća. Zanimljivost je da se ista osim u obliku izvješća mogu implementirati i u sučelje HD dokumenata i tako u brojnim situacijama kada se isti pregledavaju imati već pripremljene nestandardne i to različite specifične poglede na podatke kako je kojem korisniku potrebno a nad istim dokumentom i podacima.
Ovaj sustav zamjenjuje najčešće potrebu za dodatnim analizama u tabličnim kalkulatorima nakon prijenosa u njih što je naravno i dalje i u HeRPuSu moguće.
Poseban sustav OnLine izvještavanja dostupan je korisnicima s desetak standardnih izvještaja kao što su: financijska kartica korisnika po kontu grupi ili klasi, analitički i podanalitički u raznim periodima, IOS, stanje sirovina i materijala , kartica artikla, Stanje gotovih proizvoda po artiklima promet po računima, stanje žiro računa, predani gotovi proizvodi, isporučeno, naplaćeno, dugovanje kupaca u periodima ( 30, 60, 90, 120 , … dana ), prijekcija prihoda i rashoda, TSI-POD po AOP-ima, projekcija: račun dobiti i gubitka, projekcija: bilanca na dan, GFI-POD – RDG, dnevnik knjiženja,... Sve ovo podrazumjeva i pregled u obliku garfikona, jednostavnu pretvorbu u tekstualni, tablični, PDF ili neki drugi standardni čitljivi dokument za slanje mailom ili Cloud Fax-om.
Izvještaju su dostupni isti čas s doslovno bilo kojeg uređaja koji ima pristup internetu. Izvještaji su trenutno ažurni isti čas po izvršenom nekom operativnom unosu ili nastalom događaju.
Zahvaljujući našim ugrađenim alatima produkcija izvještaja je izuzetno brza pa čak dostupna i upućenijim korisnicima koji su informatički pismeni i upoznaju strukturu podataka. Zbog toga je ovaj alat i nazvan „korisnički izvještaji“.
Čak i iz ovih izvještaja moguća su knjiženja po označenima (tagiranim) subtotalima.
Udaljeno povezivanje i mobilni rad. Zbog sve češće dislokacije, u našem slučaju i do 17 različitih lokacija ( iako ograničenja nema ) bez problema implementiramo različite načine udaljenog rada bilo da je riječ o radu na centralnoj bazi u realnom vremenu ili o sinkronizaciji podataka u zadano vrijeme ili po zaključku dokumenta. Koristimo uspješno različite platforme , od standardne Windosws i SQL Replikacije do Widows Phone aplikacija koje rade u realnom vremenu (inkasatori, komercijalisti na terenu, serviseri, posebni POS sustavi na tabletima i slično.)
Administratorski alati i upravljanje bazama podataka.
HeRPuS NG AdminTools koristi se za definiranje mjesta i vremena arhiviranja baze podataka, podešavanje prava korisnika, upravljanje bazama i podacima ( otvaranje nove poslovne godine , exportiranje i kopiranje dokumenata iz jedne baze u drugu, kontrolirane ispravke i podešavanja, ... ) .
Alat je složen za korištenje , ali je nužan dio poslovnog sustava. Služi kao osnovni alat za udaljeno administriranje isključivo od djelatnika Studio HERON-a. Korištenje alata od strane administratora korisnika nije uključeno u cijeni.
Fino podešavanje prava korisnika na svakoj radnoj stanici se vrši naknadno nakon uvođenja i posebno naplaćuje prema provedenom vremenu i troškovima evidentiranim na radnim nalozima.
Iako ovu funkcionalnost rijetko koriste korisnici sami ovo su bitni procesi koji su nužni za uspješan rad sustava.
Prije svega radi se o potpuno automatiziranom sustavu dogradnji na nove verzije. Pri ulasku u osnovno sučelje sustav provjerava da li postoje novije verzije bilo koje komponente ERP-a i na server ju automatizirano skida. Isto tako sve promjene u strukturi se automatizirano odvijaju korištenjem našeg sustava SH Services.
Podešavanjem vremena i mjesta arhiviranja baze se komprimiraju, snimaju lokalno na neograničeni broj mjesta, dodatno na naš backup server i na server u zakupljenom prostoru u „Cloud-u“.
Ovakva zaštita podataka je jedinstvena i u više od 25 godina rada na IT sustavima osigurala je da nikada nije kod korisnika izgubljen niti jedan jedini bit podataka čak i nakon totalnog uništenja ili krađe hardware-a.
Ugrađeni alati omogućavaju otvaranje novih poslovnih knjiga, prijenos početnog stanja, inventura i slično, otvaranje testnih baza za vježbu djelatnika početnika, simulaciju događaja ili cijelih procesa , itd …
Sustav automatizirano reagira na greške i šalje u Studio HERON analizu bilo da je riječ o krivom korištenju SW ili greškama u njemu. Prepoznaje djelatnike koji griješe i nestabilnost SW ako postoji. Tako se love greške kako u poslovnom procesu tako i u samom software-u.
HelpDesk sustav je osnovni alat korisnika i Studio HERON-a za svaku međusobnu poslovnu komunikaciju. To je sustav koji radi u „oblaku“ – Azure, povezan s našom poslovnom bazom u koju dolaze zahtjevi korisnika, prihvaćaju se svi prilozi u bilo kakvom digitalnom obliku, evidentiraju se sve međusobne poruke u vidu objašnjenja, komentara i slično. Korisniku je uvijek na raspolaganju informacija o dostupnim ljudima na HelpDesku, status njihovog zatjeva pa sve do otvaranja radnog naloga i praćenja događanja po istom do konačnog zaključka. Korisnik prati svoj iskorišteni broj bonus sati po ugovoru o održavanju i sam odlučuje o zahtjevima za dogradnjama, kako bi iste što ekonomičnije utrošio.
S druge strane nama u Studio HERON-u sustav omogućava jednostavnu obradu zahtjeva, delegiranje djelatnicima po specijalnosti, raspoloživom vremenu i hitnosti rješavanja. Na ovaj način uzimaju se zahtjevi po prioritetu i vodi računa o najstarijim kako bi se u potpunosti zadovoljili interesi kupca i njihovo zadovoljstvo.
Bez ovakvog sustava s korisnicima bi bilo puno „pokvarenog telefona“, krivih informacija i više puta odrađivanog jednog posla. Ovaj sustav povećava i odgovornost obadvije strane i jasno detektira kritična mjesta u poslovnom tijeku, procedurama korištenja ili u samom software-u.
Informacije ostaju trajno u Studio HERON bazama, dostupne uvijek sa svakog mjesta korisnicima tako da se često podsjećanjem na slične probleme i bez intervencija problemi lako otklone.
